Recurso 05 · Plantilla descargable
La plantilla de los tres cuadrantes
Si llevas años apagando fuegos, la razón casi nunca es que tengas demasiado trabajo. Es que nadie ha separado lo que arde de lo que importa, y no se puede priorizar lo que no está separado. Este ejercicio lo separa: vuelcas las tareas de una semana normal y las repartes en tres cajas.
Este recurso se hace en papel, con tu equipo delante, porque ellos saben en qué se les va el día mejor que tú. En una hora tienes el mapa de tu empresa.
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Cinco páginas: las tres cajas explicadas, la hoja de volcado, las cajas en limpio y el criterio para ordenar lo que salga. Imprime una copia por persona.
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Caja 1 · Importante y urgenteEl trabajo
El problema de verdad que hay que resolver ya, y que resuelve quien mejor sabe.
El cliente grande con una incidencia. La oferta que vence mañana. Aquí no hay nada que arreglar: esta caja es el trabajo.
Caja 2 · Urgente pero no importanteLa trampa
Lo que grita pero no mueve la caja. Y ojo con el matiz, porque es donde todo el mundo se confunde: hay que hacerlo. Nadie dice que no. Lo que decimos es que hacerlo no hace crecer nada. Mantiene, que no es lo mismo.
El correo que pide lo mismo que el de ayer. El informe que se rellena igual todos los meses. Pasar datos de un programa a otro.
Caja 3 · Importante pero no urgenteEl crecimiento
Lo que haría crecer el negocio y nunca tiene hueco.
Revisar los precios. Documentar cómo se trabaja. Formar al equipo. Cuidar a la cuenta grande antes de que se queje, y no después.
Dónde suele estar el dinero: de las tres, la que se lleva la mayor parte de las horas del equipo es casi siempre la segunda. Y es justo la que nadie mira, porque como es urgente, parece justificada. Lo urgente se autojustifica: nadie le pide cuentas a una tarea que grita.
El arranque de diez minutos
Si no sabes por dónde empezar: abre tu carpeta de correos enviados de la semana pasada y cuenta cuántos son, en el fondo, la misma respuesta escrita otra vez. El mismo presupuesto con otro nombre. Ese número es tu caja dos asomando la cabeza, y eso que solo hemos mirado tu correo.
Ordenar te da claridad. Las horas vienen después.
Una advertencia honesta: este ejercicio no te devuelve horas todavía, te da el mapa. Las horas se recuperan cuando lo que has metido en la caja dos se mide y se ataca por tamaño. Para eso está la hoja de los 20 sitios: te dice cuántas horas al mes se lleva cada proceso.
Ponle número a tu caja dos Reserva tu sesión inicial¿No te encaja ninguna hora o prefieres que te escriba yo? Dime cuándo puedes.
🔒 Aquí no hay formulario ni nadie apuntando nada: la plantilla se descarga y el ejercicio pasa en tu oficina.