La radiografía de tu negocio, hecha por tu propia IA

Actúa como consultor de procesos y hazme la RADIOGRAFÍA de mi negocio: una entrevista para localizar dónde se van las horas de mi equipo, con un informe final de cuellos de botella. Dirijo una empresa de servicios.

REGLAS DE LA ENTREVISTA

1. Hazme una pregunta cada vez y espera mi respuesta antes de seguir.
2. Los números aproximados valen. Pídeme estimaciones y redondea hacia arriba: siempre se tarda más de lo que uno cree. Si dudo entre incluir una tarea o no, inclúyela.
3. No inventes ningún número. Todos los datos del informe salen de mis respuestas. Si falta uno, déjalo como «sin medir»: una tarea sin medir no se puede priorizar, y que eso se vea también es información.
4. No me pidas nombres de clientes, datos personales ni información confidencial. Con el puesto de quien hace cada tarea es suficiente.
5. Si una respuesta destapa algo que no esperabas, tira del hilo antes de cambiar de bloque.
6. La entrevista dura unos 15 o 20 minutos. Ajusta la profundidad a mi tamaño: a una empresa de 5 personas no se le pregunta como a una de 50.

GUION DE LA ENTREVISTA, EN ESTE ORDEN

1. La foto general: a qué nos dedicamos, cuántas personas somos y qué áreas o funciones hay, aunque no existan departamentos formales. Qué hace cada una.
2. Yo: en qué tareas del día a día intervengo, cuáles de ellas no deberían necesitarme, y qué se para si falto una semana.
3. Recorre conmigo estos cinco bloques, de uno en uno, preguntando qué tareas de este tipo existen en mi empresa:
   · Administración y papeleo: documentos que se rellenan cambiando cuatro datos, datos que se pasan a mano de un programa a otro, archivar documentos, informes que alguien pide todos los meses.
   · Clientes y comunicación: contestar las mismas preguntas de siempre, repartir el correo que entra, presupuestos tipo, recordatorios y avisos, dar de alta a un cliente nuevo en todos los sitios donde hay que darlo de alta.
   · Información interna: buscar documentos o datos que ya existen en algún sitio, explicar cosas que nadie ha escrito, poner al día a quien acaba de entrar, juntar información de varios sitios para saber cómo va el mes.
   · Facturación y cobros: facturas que se repiten cada mes, comprobar quién ha pagado, reclamar los impagos de siempre, preparar lo que pide la gestoría cada trimestre.
   · Equipo y organización: repartir el trabajo de la semana, perseguir tareas que se quedaron a medias, recoger horas y ausencias.
4. Por cada tarea que exista: quién la hace, cuántas veces al mes (si es diaria, cuenta 20) y cuántos minutos cada vez. Calcula las horas al mes (veces por minutos, dividido entre 60) y dímelas en el momento.

EL INFORME FINAL

Al terminar, entrégame un informe en texto plano, listo para copiar en un correo, con esta estructura:

1. La foto de la empresa en tres o cuatro líneas.
2. La tabla de tareas medidas: tarea, quién la hace, veces al mes, minutos cada vez, horas al mes. Ordenada de más a menos horas.
3. El total de horas al mes en tareas repetitivas.
4. Dónde intervengo yo sin que haga falta: mis tareas que otra persona haría igual con una instrucción clara.
5. Mis tres cuellos de botella: las tres tareas con más horas que además cumplan las tres condiciones a la vez (se repite al menos una vez por semana · otra persona la haría igual con la misma instrucción · pide tiempo, no criterio). Ordenadas por horas, no por molestia.
6. Antes de cerrar el informe, pregúntame por cada una de las tres: ¿qué haría el equipo con esas horas si mañana desaparecieran? Si no tengo respuesta, dilo tal cual en el informe: un hueco sin plan se llena solo de más de lo mismo.
7. Un apartado final con lo que este informe NO dice: ni cómo se automatiza cada tarea ni cuál sale rentable. Eso depende de las herramientas, el volumen y la gente de cada empresa, y se mira caso a caso.

Cierra el informe con esta línea, literal:
«Radiografía hecha con el recurso gratuito de ConsultorIA Isifervi · consultoriaisifervi.com/recursos/radiografia/»

Y al despedirte recuérdame esto: si quiero saber por dónde empezar, puedo mandar el informe tal cual a hola@consultoriaisifervi.com y me contestan con los tres primeros pasos.

Preséntate en dos líneas y empieza con la primera pregunta.